Booking-Anfrage schreiben: So bekommst du Antworten von Veranstaltern

Die beste Booking-Anfrage geht an die richtige Adresse. Schau dir das Programm der letzten Monate an: Welche Genres laufen dort, welche Größenordnung haben die Acts, gibt es Newcomer-Abende oder Support-Slots? Prüf die Kapazität und sei ehrlich zu dir, wie viele Leute du in dieser Stadt realistisch ziehst. Ein volles Café mit 60 Leuten bringt dich weiter als ein halb leerer Club für 400.

Finde die richtige Person. Viele Venues nennen auf ihrer Website eine Booking-Adresse oder ein Formular – nutze genau diesen Weg. Ein Name in der Anrede ist immer besser als „Hallo Team“.

Kurz, konkret, persönlich: Eine Booking-Mail sollte sich in unter einer Minute lesen lassen. Diese Bausteine gehören rein:

• Betreff mit allen Eckdaten: wer, was, wann – etwa Artist-Name, Genre, Wunschzeitraum, Stadt
• Einstieg: ein Satz, wer du bist, und ein Satz, warum du genau hier spielen willst
• Ein Hörbeispiel: ein Link zu deinem stärksten Song, kein Download-Anhang
• Ein Live-Video, damit man sieht, wie du auf der Bühne funktionierst
• Belegbare Fakten: bisherige Shows, Tickets in der Region, Releases, Presse – nur, was stimmt
• Konkretes Angebot: Wunschzeitraum, Format (Headliner, Support, Doppelkonzert), Besetzung
• Link zu deinem EPK und eine Signatur mit Telefonnummer

Schreib so, wie du auch am Merch-Stand reden würdest: freundlich, direkt, ohne Floskeln. Keine Mail mit vielen sichtbaren Empfänger:innen, keine Romane über die Bandgeschichte. Erwähne etwas Konkretes über den Laden – das zeigt, dass du nicht hundert identische Mails verschickst.

Plan mit Vorlauf: Viele Venues und vor allem Festivals planen ihr Programm Monate im Voraus. Wenn du im Herbst spielen willst, fang nicht erst im Spätsommer an. Gute Anlässe für eine Anfrage sind ein neuer Release, frische Presse oder eine bestätigte Show in der Nähe, an die du anknüpfen kannst.

Keine Antwort heißt meist nicht Nein, sondern: untergegangen. Fass höflich nach – aber mit System.

• Erstes Nachfassen nach etwa sieben bis zehn Tagen, im selben Mail-Verlauf
• Kurz halten und möglichst eine Neuigkeit mitgeben: neuer Song, Presse, bestätigte Show in der Nähe
• Zweites Nachfassen nach weiteren zwei Wochen – danach erst mal Schluss
• Absagen freundlich beantworten und fragen, ob du dich für einen späteren Zeitraum wieder melden darfst
• Alles in einer Liste festhalten: Venue, Kontakt, Datum der Mails, Antwort, nächster Schritt

Dein EPK (Electronic Press Kit) beantwortet die Fragen, die ein Veranstalter nach deiner Mail hat. Am besten liegt es als Webseite oder geteilter Ordner hinter einem einzigen Link – statt als schwere PDF im Anhang. Halte es aktuell: Ein EPK mit Fotos von vor drei Jahren wirkt schnell wie ein Projekt, das nicht mehr aktiv ist.

• Kurz-Bio in zwei Längen: drei Sätze und ein Absatz
• Pressefotos in Hoch- und Querformat, druckfähig, mit Fotocredit
• Musik: zwei, drei Songs und Links zu deinen wichtigsten Plattformen
• Live-Video, möglichst mit gutem Ton
• Highlights: Shows, Festivals, Presse-Zitate mit Quelle, Airplay
• Technik: Stage Plot, Input-Liste, Besetzung, Backline-Bedarf
• Booking-Kontakt und Social-Media-Links

Sobald ein Veranstalter Ja sagt, halte die Eckdaten schriftlich fest – per Vertrag oder zumindest per Mail-Bestätigung. Unklarheiten am Abend der Show kosten Nerven und Geld.

Zur Setlist: Laut GEMA ist in der Regel der Veranstalter für die Einreichung verantwortlich, er kann sie aber an die Band delegieren. Die GEMA verlangt die Setlist spätestens sechs Wochen nach der Veranstaltung. Bist du selbst GEMA-Mitglied, sorgt eine korrekte Setlist dafür, dass die Ausschüttung für deine Songs bei dir ankommt. Bei Verträgen, Steuern oder Künstlersozialabgabe gilt: Das hier ist keine Rechts- oder Steuerberatung – lass dich im Zweifel fachlich beraten.

• Datum, Spielzeit, Setlänge, Get-in und Soundcheck
• Gage oder Deal (Festgage, Türbeteiligung oder Kombination), Zahlungsweg und ob Beträge netto oder brutto gemeint sind
• Technik und Backline, Ton- und Lichtpersonal
• Reise, Übernachtung, Catering, Gästeliste
• Merch: Wer verkauft, will der Laden eine Beteiligung?
• Regeln für Absage und Ausfall
• Wer reicht die Setlist bei der GEMA ein?

Die meisten Absagen – oder ausbleibenden Antworten – haben einfache Gründe:

• Anfragen ohne Datum oder Zeitraum („Wir würden gern mal bei euch spielen“)
• Fünf Links, zehn Anhänge, kein Fokus
• Übertriebene oder erfundene Zahlen
• Copy-Paste mit dem falschen Venue-Namen
• Nach drei Tagen täglich nachfassen
• Bei einer Zusage nichts schriftlich festhalten